“Abbiamo Copilot?” È una delle domande più frequenti — e più fraintese — nelle aziende che usano Microsoft 365. La confusione nasce dal fatto che con il nome “Copilot” Microsoft indica oggi prodotti molto diversi tra loro: alcuni sono già inclusi e gratuiti, altri sono a pagamento e vanno acquistati e assegnati esplicitamente. Capita spesso che un’azienda pensi di “averlo” perché vede un pulsante da qualche parte, quando in realtà sta usando solo la versione gratuita; oppure, al contrario, che paghi licenze che nessuno ha mai attivato.

Questo primo articolo ti aiuta a fare chiarezza: come verificare cosa è realmente attivo (dal punto di vista del singolo utente e di chi gestisce l’azienda) e cosa è gratis e cosa no. Nel secondo articolo vedremo quanto costa e quale assistente conviene; nel terzo, automazioni e consolidamento.

1. Tre “Copilot” che vengono spesso confusi

Prima di verificare qualsiasi cosa è fondamentale distinguere di quale Copilot stiamo parlando. Sono prodotti diversi, con accessi e prezzi diversi.

  • Copilot consumer (gratuito, account personale). È il Copilot pubblico accessibile da copilot.microsoft.com o dall’app, con un account Microsoft personale. Non ha alcun legame con i dati aziendali: è un assistente generico basato sul web. Non richiede licenze e non è ciò che serve a un’azienda per lavorare sui propri documenti.
  • Microsoft 365 Copilot Chat (incluso). È la chat AI inclusa senza costi aggiuntivi per chi ha un abbonamento Microsoft 365 business o enterprise idoneo e accede con l’account aziendale (Microsoft Entra). Offre una chat protetta a livello enterprise, ma per impostazione predefinita ragiona su dati pubblici del web: non legge automaticamente i tuoi file, le email o le conversazioni di Teams.
  • Microsoft 365 Copilot (a pagamento, integrato nelle app). È il prodotto “completo”. Vive dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e OneNote, ed è collegato ai dati della tua azienda (file, email, riunioni) tramite Microsoft Graph. È questo che la maggior parte delle persone immagina quando dice “voglio Copilot che mi scrive le mail e riassume le riunioni”. Richiede una licenza aggiuntiva per utente.

Regola pratica: se Copilot lavora sui tuoi documenti, email e riunioni, stai usando la versione a pagamento. Se risponde solo su informazioni generiche prese dal web, stai usando la versione gratuita.

2. Da utente: come capisco se Copilot è attivo per me

Se sei un singolo dipendente o un professionista, bastano pochi controlli per capire cosa hai a disposizione.

Cerca il pulsante Copilot nelle app

Apri Word, Excel o Outlook (versione desktop aggiornata o web) e cerca l’icona Copilot, di solito nella barra multifunzione (scheda Home) o come pulsante dedicato. Se la licenza a pagamento è stata appena assegnata, l’icona può richiedere fino a 24 ore per comparire, e talvolta serve chiudere e riaprire l’app. Se il pulsante non c’è in nessuna app, quasi certamente non hai (ancora) la licenza Microsoft 365 Copilot.

Verifica quale licenza hai

Microsoft mette a disposizione una pagina di supporto dedicata, “Qual è la licenza Copilot in uso”, che spiega come distinguere la versione gratuita da quella a pagamento. Un test immediato: chiedi a Copilot di riassumere una tua email recente o l’ultimo documento aperto. Se ci riesce, hai la versione integrata a pagamento; se ti risponde che non può accedere ai tuoi contenuti, stai usando Copilot Chat gratuito.

Controlla l’account con cui sei collegato

Assicurati di usare l’account aziendale (quello del lavoro) e non un account Microsoft personale. Con più account collegati nelle app Office, Copilot potrebbe agganciarsi a quello sbagliato e comportarsi come la versione gratuita anche se l’azienda ha pagato la licenza.

3. Da imprenditore o amministratore: la verifica che conta

Qui si gioca la partita vera: capire quante licenze ci sono, a chi sono assegnate, chi le sta effettivamente usando e quanto stai spendendo. Tutto questo si controlla dall’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (admin.microsoft.com), con un account che abbia ruolo di amministratore.

Quante licenze hai e a chi sono assegnate

Vai su Fatturazione → Prodotti e servizi per vedere quante licenze Microsoft 365 Copilot hai acquistato e quante ne risultano assegnate. Per il dettaglio persona per persona, apri Utenti → Utenti attivi: la scheda di ogni utente mostra le licenze attive. È il modo più diretto per scoprire licenze pagate ma “parcheggiate” su nessuno — costo puro senza valore.

Chi può installare e usare l’app Copilot

In Impostazioni → App integrate, selezionando Copilot, puoi decidere se l’app è disponibile per tutti gli utenti dell’organizzazione oppure solo per utenti o gruppi specifici. È il punto in cui si governa, a livello di tenant, chi ha accesso a cosa.

Chi lo usa davvero: i report di utilizzo

La sezione Report → Utilizzo include un report dedicato a Microsoft 365 Copilot che distingue gli utenti abilitati (quanti hanno la licenza) dagli utenti attivi (quanti hanno effettivamente usato una funzione di Copilot nel periodo, e in quali app). Questo scarto è il dato più importante per un imprenditore: misura l’adozione reale, e quindi il ritorno sull’investimento.

Domanda chiave da porsi: delle licenze che pago, quante sono assegnate? Delle assegnate, quante sono usate ogni settimana? Se i due numeri sono molto distanti, hai un problema di adozione, non di tecnologia.

4. Cosa è gratis e cosa no

Sì, una parte di Copilot è “già inclusa” — ma è importante capire cosa significa esattamente, perché la versione gratuita non fa ciò che la maggior parte delle aziende si aspetta.

In sintesi: è gratis l’assistente AI protetto che ragiona sul web (Copilot Chat). È a pagamento l’assistente che lavora sui contenuti della tua azienda dentro gli strumenti che usi ogni giorno. La differenza, in termini di produttività, è enorme.

Checklist rapida (verifica)

  • Da utente: c’è il pulsante Copilot in Word/Outlook? Riesce a riassumere una mia email o un mio file?
  • Sono collegato con l’account aziendale, non con uno personale?
  • Da admin: quante licenze ho acquistato, quante assegnate, quante usate (report di utilizzo)?
  • Chi può installare/usare l’app Copilot è configurato come voglio (tutti vs gruppi)?
  • Sto pagando licenze che nessuno usa?

In conclusione: “avere Copilot” non è una domanda sì/no. È capire quale Copilot hai, chi vi accede e quanto lo usa. La versione gratuita è un ottimo punto di partenza; quella a pagamento ripaga quando è mirata e misurata. Nel prossimo articolo vediamo quanto costa davvero e come si confronta con ChatGPT, Gemini e Claude.

Fonti

  • Qual è la licenza Copilot in uso (Microsoft Support)
  • Panoramica di Microsoft 365 Copilot Chat (Microsoft Learn)
  • Configurare Microsoft 365 Copilot e assegnare licenze (Microsoft Learn)
  • Report utilizzo Microsoft 365 Copilot (Microsoft Learn)